A transformação digital no Poder Judiciário brasileiro é um processo contínuo e estratégico que envolve não apenas a digitalização de processos, mas também uma mudança profunda na forma como a gestão documental é realizada.
Com a crescente produção de documentos eletrônicos e a necessidade de garantir a preservação, autenticidade e acessibilidade das informações, as políticas de gestão documental se tornaram essenciais para a modernização administrativa e o fortalecimento da transparência nos tribunais.
O que são políticas de gestão documental?
As políticas de gestão documental são conjuntos de normas, diretrizes e procedimentos que orientam a criação, classificação, tramitação, preservação, acesso e destinação de documentos dentro de uma instituição.
No contexto dos tribunais, essas políticas visam:
- Garantir a preservação da memória institucional;
- Facilitar o acesso à informação por parte do público e dos servidores;
- Promover a eficiência administrativa;
- Assegurar a conformidade com legislações e normas nacionais, como a Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Resolução CNJ nº 324/2020.
O papel do CNJ na gestão documental do Judiciário
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) tem desempenhado um papel fundamental na estruturação das políticas de gestão documental nos tribunais brasileiros.
A Resolução CNJ nº 324/2020, por exemplo, estabelece diretrizes para a gestão de documentos, preservação da memória e segurança da informação no âmbito do Poder Judiciário.
Entre as principais determinações estão:
- Criação de comissões permanentes de gestão documental e de memória;
- Implantação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq);
- Desenvolvimento de programas de capacitação sobre gestão documental;
- Estímulo à adoção de sistemas que garantam a preservação a longo prazo de documentos digitais.
Essa regulamentação impulsiona os tribunais a adotarem soluções tecnológicas que automatizem processos, reduzam riscos e garantam a integridade e acessibilidade dos acervos.
A transformação digital como aliada da gestão documental
A transformação digital nos tribunais vai além da simples digitalização de processos físicos. Ela implica na adoção de uma cultura organizacional que reconhece a tecnologia como uma aliada da eficiência, segurança e transparência.
Entre os principais avanços impulsionados pela transformação digital estão:
1. Automatização de fluxos documentais
Sistemas digitais permitem a automação de atividades como classificação, armazenamento e recuperação de documentos, reduzindo erros manuais e otimizando o tempo dos servidores.
2. Preservação digital
Com o crescimento exponencial da produção documental, os tribunais precisam adotar estratégias que garantam a preservação a longo prazo, incluindo o uso de formatos digitais preserváveis e sistemas de armazenamento confiáveis.
3. Acesso remoto e seguro
A digitalização dos documentos e a implementação de sistemas seguros possibilitam que servidores e cidadãos tenham acesso remoto às informações, promovendo a transparência e facilitando o cumprimento da LAI.
4. Valorização da memória institucional
A transformação digital também permite a criação de centros de memória digitalizados, onde a história dos tribunais pode ser preservada e compartilhada com a sociedade de forma interativa e acessível.
Desafios da gestão documental na era digital
Apesar dos avanços, ainda existem desafios importantes na implantação efetiva das políticas de gestão documental no Judiciário:
- Resistência cultural à mudança de processos tradicionais;
- Necessidade de capacitação contínua de servidores;
- Garantia da segurança e da integridade das informações digitais;
- Sustentabilidade dos sistemas tecnológicos utilizados;
- Integração entre diferentes sistemas e plataformas institucionais.
Para superar esses obstáculos, é fundamental investir em soluções tecnológicas adequadas e desenvolver uma cultura organizacional alinhada com os princípios da transformação digital.
A AQUA como parceira na preservação da memória e transformação digital nos tribunais
A AQUA Tecnologia é especialista em soluções interativas e digitais que apoiam tribunais e órgãos públicos na preservação da memória institucional e na modernização de seus processos.
Com a plataforma Showcase Museus, a AQUA possibilita a criação de:
- Catálogos digitais interativos para acervos históricos;
- Centros de memória virtuais, acessíveis a servidores e cidadãos;
- Exposições interativas que valorizam a história e os processos do Judiciário;
- Experiências digitais intuitivas, alinhadas às melhores práticas de acessibilidade e segurança da informação.
Além disso, as soluções da AQUA contribuem para o cumprimento das diretrizes estabelecidas pelo CNJ, especialmente no que se refere à preservação digital e à promoção do acesso à informação.
Se a sua instituição busca inovar, preservar a memória e garantir eficiência na gestão documental, clique aqui e preencha o formulário para conversarmos.
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